PENGURUSAN FAIL PRASEKOLAH


DEFINISI FAIL
Proses menyimpan rekod dan butir-butir untuk simpanan yang selamat.

SISTEM FAIL
Setiap sekolah mempunyai sistem fail sendiri,berbeza di antara sebuah antara sekolah dengan sekolah yang lain. Antara ketidakseragaman antara sistem fail tersebut adalah :

  1. Cara mengelaskan tajuk-tajuk besar dan pecahan tajuk kecil.
  2. Nombor fail untuk satu-satu tajuk berbeza di antara sekolah.
  3. Perkara yang boleh digolongkan dalam satu tajuk besar diasingkan dan kesannya jadi bercampur aduk.
  4. Kulit fail dan cara penulisan fail berbeza. Kulit fail mungkin dari fail tegak, lipat, spring dan lain-lain.
MASALAH SISTEM FAIL TIDAK SISTEMATIK
Oleh sebab-sebab ini menjadi perkara biasa di sekolah :
  1. Sukar hendak mengesan dan mencari fail.
  2. Penyimpanan rekod yang kurang kemas dan tidak teratur.
  3. Susah hendak mencari fail. Terpaksa membaca dari daftar fail.
  4. Pengetua/kakitangan baru terpaksa mengambil masa memahami sistem atau nombor fail sesebuah sekolah.
  5. Ada kecenderungan menambah nombor fail baru kepada nombor yang telah ada. Ini dibuat jika ada timbul sesuatu perkara/tajuk baru. Misalnya jika sebuah sekolah ini mempunyai 100 buah fail,akan ditambah nombor 101,102 dan seterusnya tanpa mengambil tajuk/perkara tersebut.Dengan ringkasnya tiada sistem/yang tersusun baik atau tidak mengikut prinsip-prinsip sistem fail memail. 
  6. Proses ini berulang jika berlaku pertukaran pengetua dan pegawai di sekolah baru .Pengetua terpaksa mengambil masa memahami isi kandungan surat kerana jika ada kod/nombor failyang serupa bagi semua sekolah. Pengetua akan tahu dengan segera maksud sesuatu surat dengan melihat nombor failnya sahaja.

KELEBIHAN SISTEM FAIL
  1. Tidak banyak menggunakan ruang. Fail berkulit nipis lebih baik dari berkulit keras.
  2. Mudah disediakan dan disimpan.
  3. Mudah dan murah diperolehi.
  4. Cara yang mudah diperluaskan dan dipakai berterusan (Aktif).
  5. Rekod mudah dicari bila diperlukan,tanpa membuang masa banyak.
  6. Beri ‘cross-reference’.
  7. Beri tanda bila dikeluarkan.

FUNGSI SISTEM FAIL SISTEMATIK

  1. Melicinkan pentadbiran sekolah ialah dengan adanya suatu sistem fail yang baik dan seragam.
  2. Sistem fail yang standard yang telah dilaksanakan tidak perlu diubah walaupun mendapat arahan perubahan oleh guru besar atau pengetua.
  3. Pandangan Guru Besar dan Pengetua bahawa sekolah dapat berfungsi dengan menggunakan sistem yang sedia ada. Sikap nagatif seperti ini tidak wajar diteruskan lagi.
PENGELASAN DAN PENOMBORAN FAIL

  1. Fail hendaklah dikelaskan dan diberi nombor kod yang sesuai. Contoh : CBA 6022/01/...
  2. Fail boleh disusun mengikut tajuk besar atau dikatakan ‘Level Pertama’. Setiap satu ‘Level Pertama’ dipecahkan kepada tajuk kecil dikatakan ‘Level Kedua’ dan seterusnya tajuk kecil ‘Level Kedua’ boleh dipecahkan lagi menjadi tajuk lebih kecil iaitu ‘Level Ketiga’.
  3. Dicadangkan ada 9 tajuk (Level Pertama) dan ditulis mengikut abjad seperti berikut :
01
Asrama
06
Kurikulum
02
Hal Ehwal Pelajar
07
Pentadbiran Am Sekolah
03
Kemudahan Fizikal
08
Perhubungan Masyarakat
04
Kewangan dan Akaun
09
Perjawatan & Perkhidmatan
05
Ko-Kurikulum




PENGURUSAN SISTEM FAIL PRASEKOLAH

PENYEDIAAN FAIL PRASEKOLAH

1.     Fail Berkulit Keras bewarna putih jenis ‘Ring File’.
2.     Jumlah Fail di prasekolah adalah :
a)     Fail Pengurusan Prasekolah : 18 buah.
b)    Fail Portfolio Murid (Data Murid) : 25 buah.
c)     Fail Portfolio Murid (Hasil Kerja Murid) : 25 buah.

3.     Setiap Fail perlu dilabelkan dengan pengelasan serta penomboran yang sistematik dan standard.
4.     Di letakkan di tempat yang sesuai secara kedudukan menegak.

PENGELASAN DAN PENOMBORAN FAIL PRASEKOLAH

1.     Fail hendaklah dikelaskan dan diberi nombor kod yang sesuai.

CBA 6022/
PRA(01)/
…
Kod Sekolah
Nombor Fail Utama
Sub Nombor Fail
(Jika Ada)

Contoh : 


2.     Terdapat 19 Fail Utama Prasekolah yang perlu ada di setiap kelas prasekolah. Senarai Fail Prasekolah adalah seperti berikut :

01
FAIL JAWATANKUASA PERMUAFAKATAN
11
FAIL PENYELENGGARAAN STOR
02
FAIL INVENTORI PRASEKOLAH
12
FAIL KELUAR MASUK MURID
03
FAIL PENCERAPAN PRASEKOLAH
13
FAIL PERGERAKAN GURU & PPM
04
FAIL REKOD RANCANGAN MENGAJAR
14
FAIL MINIT MESYUARAT
05
FAIL STOK BAHAN KERING & BAHAN BASAH
15
FAIL SURAT KELUAR & SURAT MASUK
06
REKOD TUGASAN PPM
16
FAIL REKOD PELAWAT
07
FAIL SURAT PEKELILING DAN SURAT SIARAN
17
FAIL PROGRAM TAHUNAN
08
FAIL KSPK
18
FAIL REKOD KEDATANGAN
09
FAIL PENGURUSAN KEWANGAN
19
FAIL PORTFOLIO MURID
10
FAIL PENGGUNAAN ICT



BAHAN KANDUNGAN FAIL PRASEKOLAH


NO.
NAMA FAIL
KANDUNGAN
01
FAIL JAWATAN KUASA PERMUAFAKATAN

§  Mengandungi carta organisasi ahli jawatankuasa pewaris prasekolah dan perkara-perkara berkaitan.
§  Contoh : Gambar aktiviti gotong-royong, Hari keluarga dan lain-lain.
02
FAIL INVENTORI PRASEKOLAH

§  PPM perlu mencatat kesemua keterangan aset dalam dan luar kelas beserta dengan kuantitinya.

ASET ALIH KERAJAAN
§  Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) adalah tatacara bagi menguruskan Harta Modal dan INventori yg meliputi Penerimaan, Pendaftaran, Penggunaan , Penyimpanan dan Pemeriksaan Penyelenggaraan, pelupusan, Kehilangan dan Hapus Kira.
§  Aset bermaksud : harta benda kepunyaan atau milik atau di bawah kawalan kerajaan yang dibeli/ disewa dgn wang kerajaan, yang diterima melalui sumbangan Atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.
§  Aset Alih bermaksud:aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang sekali dgn bangunan.
§  Aset Alih terbahagi kepada 2 kumpulan iaitu: 1) Harta Modal- harga perolehan RM 1000 ke atas, 2) Inventori – Harga perolehan kurang dari RM 1000 dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual. Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga             perolehan.
03
FAIL PENCERAPAN PRASEKOLAH

§  Pencerapan oleh pentadbir, PPD,JPN, Nazir dan sebagainya.
§  Borang boleh di dapati di sekolah untuk pencerapan oleh pentadbir.
04
FAIL REKOD RANCANGAN MENGAJAR

§  Maklumat guru.
§  Sejarah guru prasekolah dalam perkhidmatan.
§  Rancangan Pengajaran Harian(RPH).
05
FAIL STOK BAHAN KERING & BAHAN BASAH

§  PPM perlu mencatat bahan kering dan bahan basah yang digunakan setiap bulan (secara berasingan) – rujuk resit dari pembekal.
06
REKOD TUGASAN PPM

§  Maklumat peribadi PPM.
§  Rekod tugasan PPM
07
FAIL SURAT PEKELILING DAN SURAT SIARAN
AKTA PENDIDIKAN 1996 (AKTA 550)
-      Arahan dan Peraturan melibatkan prasekolah.

PEKELILING MENGENAI PRASEKOLAH :-

(i) PEKELILING PENGURUSAN PRASEKOLAH
-      Pekeliling pengurusan Prasekolah.
-      SPP Bil 15/2000

(ii) PEKELILING IKHTISAS PRASEKOLAH
-      Pekeliling Ikhtisas melibatkan prasekolah.
-      SPI Bil   5/1995
-      SPI Bil   5/1998
-      SPI Bil   6/1998
-      SPI Bil 26/1998
-      SPI Bil   5/2002
-      SPI Bil 14/2002
-      SPI Bil 15/2002

(iii) PEKELILING KEWANGAN PRASEKOLAH
-      Pekeliling Kewangan Prasekolah.
-      SPK Bil  5/2002
-      SPK Bil  6/2002
08
FAIL KSPK

§  Dokumen standard Prasekolah.
§  Huraian Sukatan Pelajaran Prasekolah.
09
FAIL PENGURUSAN KEWANGAN

KEWANGAN PRASEKOLAH (PERUNTUKAN LPBT DAN MAKANAN)
-      Maklumat Penerimaan LBBT Tahunan.
-      Maklumat Peruntukan Kewangan Makanan Murid.
-      Maklumat kantin.

ANGGARAN BELANJA MENGURUS
-      Perbelanjaan.
-      Pembelian barang prasekolah.
-      Pesanan tempatan.
-      Tajaan.
-      Sumbangan.

AKUAN KEWANGAN
-      Baucer Pembayaran.
-      Baucer Peruntukan.
-      Buku Tunai.
-      Invois.
-      Resit.

NOTA MINTA
-      Nota Minta.
10
FAIL PENGGUNAAN ICT

§  Guru perlu merekodkan kekerapan penggunaan komputer dan televisyen dalam pengajaran dan pembelajaran.
§  Rekod perlu mengandungi tarikh digunakan dan  perkara yang diajar.
§  Rekod Penggunaan ICT dalam P&P.
11
FAIL PENYELENGGARAAN STOR

§  Rekod ini mengandungi senarai barang-barang yang terdapat di dalam stor prasekolah.
§  Nyatakan kuantitinya dan statusnya samada dalam keadaan baik atau sebaliknya.
§  Guru perlu sediakan sekali borang pinjaman alatan.
§  Catatkan nama peminjam, tarikh dipinjam, nama alat, tarikh dipulangkan dan tandatangan.
12
FAIL KELUAR MASUK MURID

§  Rekod ini perlu mengandungi borang yang perlu diisi oleh ibu bapa/penjaga ketika membawa murid keluar dari kelas atau menghantar semula selepas membawa keluar.

Contohnya: membawa murid ke klinik atau ada sesuatu perkara yang memerlukan murid tersebut keluar sebentar.

§  Borang perlu mengandungi tarikh, nama ibu bapa/penjaga yang mengambil murid keluar, sebab/tujuan, masa keluar, masa hantar semula, kebenaran siapa dan tandatangan.

13
FAIL PERGERAKAN GURU & PPM

§  Rekod pergerakan dan keluar masuk guru dan PPM.
14
FAIL MINIT MESYUARAT

§  Mengandungi semua minit mesyuarat yang diadakan oleh prasekolah/sekolah yang berkaitan dengan prasekolah.
15
FAIL SURAT KELUAR & SURAT MASUK

§  PPM/guru perlu memasukkan ke semua surat yang diterima dari luar ke dalam fail surat masuk dan salinan surat keluar ke dalam fail surat keluar.
§  surat keluar perlu mematuhi nombor rujukan sekolah dan disusun mengikut turutan bilangan dikeluarkan.
16
FAIL REKOD PELAWAT

§  Sebuah rekod yang digunakan oleh pelawat untuk menyatakan ulasan / komen atau tujuan kehadiran mereka ke prasekolah.
§  Guru boleh beli di kedai atau buat sendiri.
17
FAIL PROGRAM TAHUNAN

§  Mengandungi takwim tahunan prasekolah.

Program utama;
  • Menyediakan pengajaran dan pembelajaran dengan menggunakan pendekatan bertema, bersepadu, belajar    melalui bermain dan kerja projek melalui komponen-komponennya dalam suasana dalam dan luar kelas yang kondusif)

Program sokongan;
  • Contoh: program Membaca Cepat

Program sampingan.
  • Contoh: lawatan pendidikan

  • semua program sokongan dan sampingan perlu ada kertas kerja)
18
FAIL REKOD KEDATANGAN

§  Rekod kedatangan guru, PPM dan murid.
§  Perlu ada di setiap prasekolah ( 1-prasekolah,2-pejabat sekolah)
19
FAIL PORTFOLIO MURID

§  Seorang murid ada dua fail iaitu 1-Maklumat peribadi murid dan 2-Hasil Kerja Murid.
Subscribe to: Posts (Atom)